Tietosuojaseloste
Pirtti Isännöinti Oy (”me”) tarjoaa isännöintipalveluita taloyhtiöasiakkaille, jonka myötä käsittelemme asukkaiden ja osakkaiden henkilötietoja. Noudatamme menettelytapoja, joilla suojaamme henkilötietoja tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
Tämä tietosuojaseloste sisältää tietojen keräämisen perusteet ja sen, mihin kerättyjä tietoja käytetään. Tästä tietosuojaselosteesta ilmeneviä periaatteita ja toimintatapoja sovelletaan kaikessa toiminnassa, johon liittyy henkilötietojen käsittelyä. Esimerkkejä sovellustilanteista ovat palveluidemme tilaaminen ja käyttö sopimusehtojemme mukaisesti. Tietosuojaselostetta sovelletaan myös työntekijöidemme ja työnhakijoiden sekä muiden Pirtti Isännöinnin yhteistyökumppaneiden henkilöstön henkilötietojen käsittelyyn.
Pirtti Isännöinti Oy toimii rekisterinpitäjänä ja samalla myös käsittelijän roolissa tarjotessaan palveluita taloyhtiöille. Tällöin rekisterinpitäjänä toimi kukin taloyhtiö.
Henkilötietojen käsittely
Pirtti Isännöinti kerää ja käsittelee henkilötietoja, jotta:
- voimme hoitaa viestintää ja markkinointia nykyisille ja uusille asiakkaillemme,
- voimme hoitaa sopimuksista ja lainsäädännöstä johtuvat velvoitteemme niin asiakkaita, yhteistyökumppaneita kuin työntekijöitämmekin kohtaan,voimme kehittää palveluitamme ja parantaa palveluidemme käyttökokemusta,
- voimme hallinnoida palveluita ja tunnistaaksemme asiakkaamme,
- voimme selvittää mahdollisia väärinkäytöksiä ja varmistaa tiedonsaanti oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi,
- voimme valvoa taloyhtiön, osakkaiden ja asukkaiden etua palvelunkäyttäjinä sekä kehittää taloyhtiön toimintaa,
- voimme valvoa isännöintitoimiston etua palveluntuottajana.
Mitä tietoja keräämme?
Talletamme eri viestintäkanavien kautta antamasi tiedot. Voit antaa meille tarvittavia tietoja puhelimitse, sähköpostitse, postitse, verkkolomakkeella ja muulla vastaavalla tavalla. Lisäksi varmistamme tarvittaessa
tiedon ajantasaisuuden viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä (esim. väestötietojärjestelmä).
Keräämme, käsittelemme ja hallinnoimme seuraavia tietoja kunkin taloyhtiön lukuun:
- Taloyhtiöiden osakkaiden perus- ja yhteystietoja sekä asiointitietoja kuten nimi, osoite, puhelin, syntymäaika ja sähköposti ja yhteydenottohistoria
- Taloyhtiöissä vuokralla asuvien osalta samat perustiedot kuin osakkaasta silloin, jos häntä esimerkiksi laskutetaan suoraan isännöitsijältä autopaikan vuokrasta.
- Asukkaiden perustiedot, kuten nimi ja syntymäaika oven avauksia ja muita tarvittavia toimenpiteitä varten.
- Osakkaiden valtuuttamien henkilöiden ja asianhoitajien osalta samat perustiedot kuin osakkaasta
- Osakkaan, urakoitsijan, tekijän, suunnittelijan ja esimerkiksi valvojan yhteystiedot taloyhtiön ja huoneistojen muutostöiden sekä remonttien yhteydessä
- Taloyhtiön hallituksen jäsenien perus- ja yhteystiedot sekä henkilötunnus. Henkilötunnus vaaditaan esimerkiksi kaupparekisteri- ja sidonnaisuusilmoituksiin.
Säilytämme henkilötietoja niin kauan ja siinä laajuudessa, kuin niitä tarvitaan palvelun tarjoamiseksi ja sopimuksen täytäntöön panemiseksi ja niin kauan kuin lakien ja säännösten mukaiset tiedon säilyttämistä koskevat vaatimukset niin edellyttävät. Esimerkiksi osakkaiden ja asukkaiden tietoja säilytetään sen ajan, kun henkilö on osakas tai asuu kyseisessä taloyhtiössä ja niin kauan kuin taloyhtiö on Pirtti Isännöinnin asiakas.
Kenelle voimme jakaa tietojasi?
Siirrämme henkilötietoja ainoastaan siinä laajuudessa kuin kolmannet osapuolet tarvitsevat pääsyn käsittelemiimme henkilötietoihin voidakseen tarjota palveluita Pirtti Isännöinnin asiakkaille. Näitä kolmansia osapuolia ovat esimerkiksi huolto- ja perintäyhtiö sekä talo yhtiön remonttien yhteydessä urakoitsijat. Lisäksi henkilötietojasi voidaan luovuttaa toimivaltaisen viranomaisen esittämien vaatimusten ja lakiin perustuvien edellytysten mukaisesti noudattaen yksityisyyttä.
Rekisteröityjen oikeudet
Henkilöllä on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa, oikeus tietojensa oikaisemiseen sekä edellytysten täyttyessä oikeus tietojen poistamiseen, oikeus rajoittaa tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot muualle ja oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle. Nämä oikeudet koskevat sekä Pirtti Isännöinnin rekisteriä että kunkin taloyhtiön rekisteriä. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisteröidyn oikeuksien osalta voit olla yhteydessä Pirtti Isännöintiin.
Tietojen siirrot
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille eikä niitä siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Tietojen suojaus
Tietoturva varmistetaan asianmukaisilla hallinnollisilla, teknisillä ja fyysisillä suojaustoimilla.
Rekisteriasioita hoitaa
Juho p. 050 548 0945